Allgemeine Geschäftsbedingungen für UDKS Schweiz

Anbieterin: C&W Software Labs AG, Bundesplatz 4, 6300 Zug, Schweiz, Handelsregister des Kantons Zug, UID CHE-101.808.011. Kundin: die in der Bestellung bezeichnete Organisation.

Diese Bedingungen regeln die entgeltliche Nutzung von UDKS durch Organisationen mit Sitz in der Schweiz oder im Fürstentum Liechtenstein. Sie gelten für Bestellungen, in welche diese Fassung ausdrücklich einbezogen wird.

Inhaltsübersicht: 1 Geltung · 2 Leistung · 3 Datenstandort · 4 Vertragsschluss · 5 Preise · 6 Zahlung · 7 Einrichtung · 8 Storno · 9 Laufzeit · 10 Änderungen · 11 Nutzung und Schlüssel · 12 Datenschutz und Vertragsende · 13 Verfügbarkeit · 14 Haftung · 15 Schlussbestimmungen.

1 Geltung

1.1 Diese Bedingungen gelten für Verträge zwischen der Anbieterin und Unternehmen sowie anderen Organisationen, die UDKS im Rahmen ihrer beruflichen oder organisatorischen Tätigkeit nutzen. Das Angebot richtet sich nicht an Konsumentinnen oder Konsumenten. Rechnungsadresse und Sitz der Kundin müssen in der Schweiz oder im Fürstentum Liechtenstein liegen; beide Staaten bilden für dieses Angebot einen Rechtsraum (Zoll- und Mehrwertsteuergebiet, Zahlungsverkehr). Verträge mit Behörden bedürfen einer ausdrücklichen Bestätigung unter Berücksichtigung der für sie geltenden Vorgaben.

1.2 Individuell vereinbarte Bestimmungen gehen vor. Für die Bearbeitung von Personendaten im Auftrag geht die vereinbarte AVV Schweiz einschliesslich Anhängen widersprechenden allgemeinen Bedingungen vor. Für Verfügbarkeit, Support und Gutschriften gilt die Leistungsbeschreibung und SLA; für einen ausdrücklich vereinbarten Pilotbetrieb ergänzend die Pilotvereinbarung. Im Übrigen gelten diese AGB. Eine Rangfolge ersetzt keine gesetzlich erforderliche Genehmigung.

1.3 Geschäftsbedingungen der Kundin gelten nur bei ausdrücklicher Annahme durch die Anbieterin. Eine Bestellung erweitert den räumlichen Geltungsbereich dieses Angebots nicht. Gesetzlich zwingende Vorschriften bleiben anwendbar.

2 Leistung

2.1 UDKS unterstützt die Lenkung, Freigabe, Kenntnisnahme, Aufbewahrung und den kontrollierten Versand von Dokumenten. Verbindlich sind die Bestellung und die bei Vertragsschluss bezeichnete Leistungsbeschreibung einschliesslich der dort festgehaltenen Funktionen, Grenzen und Kontingente. Ein später geänderter Internetauftritt ändert den vereinbarten Umfang nicht.

2.2 Dokumentinhalte werden im Browser verschlüsselt, bevor sie an den Dienst übertragen werden. Im vorgesehenen Betrieb erhält die Anbieterin keine privaten Nutzerschlüssel oder Passphrasen und keinen berechtigten Zugriff auf die Dokumentklartexte. Konten, Berechtigungen, öffentliche Schlüssel, Schlüsselkapseln, notwendige Metadaten und Protokolle werden serverseitig bearbeitet. Die Inhaltsverschlüsselung erfasst nicht die gewöhnliche E-Mail-Kommunikation, Bestell- oder Zahlungsdaten.

2.3 Die Kundin erhält während der Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches Nutzungsrecht im vereinbarten Umfang. Rechte an ihren Inhalten verbleiben bei ihr beziehungsweise den jeweiligen Berechtigten. Die Anbieterin erhält nur die für die Vertragserfüllung erforderlichen Bearbeitungsbefugnisse. Gastzugänge für externe Dokumentempfänger sind unbeschränkt und kostenlos; sie ersetzen keine kostenpflichtigen Mitarbeitendenzugänge.

2.4 Geplante Funktionen und unverbindliche Fahrplandaten werden erst durch eine ausdrückliche Vereinbarung zu geschuldeten Leistungen. Eine besondere behördliche Zulassung oder die Erfüllung sämtlicher branchenspezifischer Pflichten der Kundin ist nicht zugesagt. Die Anbieterin bleibt für ihre eigenen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten verantwortlich.

3 Datenstandort und Dienstleister

3.1 Die Schweizer Produktionsinstanz wird bei Exoscale, Akenes SA, in Zürich betrieben. Die zusätzlichen Sicherungen der Anbieterin für diese Instanz werden in der Schweiz aufbewahrt. Die konkreten Datenarten und Bearbeitungswege ergeben sich aus der AVV und der Datenschutzerklärung mit dem zugehörigen Dienstleisterverzeichnis.

3.2 Zahlungs- und E-Mail-Dienste können Personendaten im Ausland bearbeiten. Kartenzahlungen erfolgen über Stripe. Für das Betriebs- und Supportpostfach verwendet die Anbieterin Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online über GoDaddy; automatisierte E-Mails werden über Brevo versandt. Es besteht keine Zusage, dass sämtliche Kontakt-, Zahlungs-, Support- und Betriebsdaten ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet werden.

3.3 Auftragsdaten dürfen nur innerhalb der nach AVV offengelegten und genehmigten Verarbeitungskette bekanntgegeben werden. Die blosse Nennung einer Dienstmarke genehmigt keine unbekannten Gesellschaften oder Bearbeitungsstaaten. Private Schlüssel, Passphrasen und unverschlüsselte Kundendokumente sind nicht per gewöhnlicher Support-E-Mail zu übermitteln.

4 Vertragsschluss und Vertragsunterlagen

4.1 Die Website lädt zur Bestellung ein. Mit der zahlungspflichtigen Bestellung gibt die Kundin ein verbindliches Angebot ab und bestätigt die Vertretungsberechtigung ihrer handelnden Person. Vor der Bestellung werden Konfiguration, Preise, Laufzeit, Kündigung, AGB, AVV mit vollständigen Anhängen und Leistungsbeschreibung zur Speicherung bereitgestellt. Eine Pilotvereinbarung gilt nur, wenn sie ausdrücklich ausgewählt beziehungsweise vereinbart wird.

4.2 Die Anbieterin nimmt die Bestellung mit ihrer Bestellbestätigung in Textform an, spätestens durch Belastung beziehungsweise Versand der ersten Rechnung. Eine automatische Eingangsbestätigung ist noch keine Annahme, wenn sie ausdrücklich nur den Eingang bestätigt. Die Kundin erhält die angenommenen Vertragsfassungen und die Bestellübersicht als speicherbare Unterlagen. Die Datenschutzerklärung wird als Information bereitgestellt; ihre Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung.

4.3 Die AVV gilt ab Vertragsschluss für jede Bearbeitung von Personendaten im Auftrag, auch während der Einrichtung. Individuelle Auftragsangaben, berechtigte Weisungspersonen und die konkret zugelassenen Dienstleister werden vor Beginn der betreffenden Bearbeitung dokumentiert. Die angenommenen Fassungen bleiben der Bestellung zugeordnet abrufbar; ein Link auf die jeweils neueste Fassung genügt dafür nicht.

5 Preise

5.1 Es gelten die bei Bestellung ausdrücklich bestätigten Preise. Folgende Standardpreise gelten für diese Fassung; abweichende Angebote und zusätzliche Leistungen sind gesondert zu vereinbaren. Alle Beträge verstehen sich in CHF netto zuzüglich der gesetzlich geschuldeten Mehrwertsteuer, derzeit 8,1 Prozent.

5.2 Der Jahrespreis für Grundgebühr und Mitarbeitendenzugänge beträgt 10,5 Monatsraten für zwölf Monate. Der Nachlass beträgt 12,5 Prozent und gilt nicht für die Einrichtung. Die Speichergrenzen richten sich nach der vereinbarten Leistungsbeschreibung, nicht nach einer aus den Preisen abgeleiteten Menge.

5.3 Zusatzspeicher kostet bei gesonderter Bestellung CHF 49 je TB und Monat; gesonderter Archivspeicher CHF 39 je TB und Monat. Die Bestellung legt die konkrete Erweiterung und deren Verfügbarkeit fest. Eine Erweiterung entsteht nicht automatisch durch Überschreitung des Kontingents. Für diese Positionen wird ohne ausdrückliche Vereinbarung kein Jahresnachlass gewährt.

6 Abrechnung und Zahlung

6.1 Mit der Bestellung sind Einrichtung und erste Abrechnungsperiode zahlbar. Die erste laufende Periode beginnt am vereinbarten Servicestart. Die erste Rechnung ist bei Erhalt ohne Abzug zahlbar; bei Kartenzahlung erfolgt die Belastung mit der Bestellung. Folgerechnungen werden zu Beginn der jeweiligen Periode gestellt und sind innert 30 Kalendertagen ab Rechnungsdatum zahlbar; bei hinterlegter Karte erfolgt die Belastung am Rechnungsdatum.

6.2 Ein Abrechnungsmonat beginnt am Kalendertag des Servicestarts und endet am Vortag der nächsten monatlichen Abrechnungsgrenze. Fehlt der entsprechende Tag in einem Monat, tritt dessen letzter Kalendertag an seine Stelle; für spätere Monate bleibt der ursprüngliche Starttag massgebend. Jahresperioden werden entsprechend vom Servicestart aus berechnet.

6.3 Rechnungen enthalten Nummer, Leistungsperiode, Entgelt und Steuerangaben. Sie werden als PDF per E-Mail und im Kundenkonto bereitgestellt. Für Nachbelastungen und Gutschriften gilt dasselbe. Die Kundin bezahlt nach Wahl über Stripe per Karte oder per Überweisung anhand der Rechnung. Gesetzliche Einwendungen bleiben möglich.

6.4 Bei Zahlungsverzug darf die Anbieterin nach einer Mahnung mit einer Nachfrist von 14 Kalendertagen den Zugang im erforderlichen Umfang sperren. Die Mahnung bezeichnet die ausstehenden Beträge und die drohende Sperre. Der sichere Export bleibt verfügbar, soweit keine davon unabhängigen rechtlichen oder sicherheitsbedingten Hindernisse bestehen. Die Sperre allein beendet den Vertrag nicht.

7 Servicestart und Einrichtung

7.1 Massgebend ist der in der Bestellbestätigung bezeichnete Servicestart. Die Anbieterin beginnt nach der Bestellung mit den vereinbarten Vorbereitungen. Die Einrichtung umfasst das Remote-Setup, den digitalen Selbstlernpfad, die Durchführung des vereinbarten kundenseitigen Schlüsselverfahrens und das digitale Onboarding-Kit.

7.2 Die Kundin ist innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Servicestart produktiv, sofern sie die erforderlichen Teilnehmer- und Berechtigungsangaben liefert, die vereinbarten Termine wahrnimmt und ihre Schlüsselmittel selbst erstellt und sicher verwahrt. Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung sind unverzüglich mitzuteilen und zu dokumentieren; der Termin verschiebt sich um die ursächliche Verzögerung. Von der Anbieterin verursachte Verzögerungen werden nicht der Kundin zugerechnet.

7.3 Arbeitstage sind Montag bis Freitag ausser den gesetzlichen Feiertagen am Sitz Zug. Massgebend ist die Ortszeit Europe/Zurich. Vor dem ersten echten Dokument wird das vereinbarte Wiederherstellungsverfahren je Gesellschaft eingerichtet und anhand eines Testdokuments geprüft.

8 Storno vor Servicestart

8.1 Bis vor Beginn des vereinbarten Servicestarts kann die Kundin die Bestellung im Kundenkonto oder in Textform stornieren. Die erste laufende Abrechnungsperiode wird vollständig erstattet beziehungsweise nicht geschuldet.

8.2 Geht der Storno spätestens 14 Kalendertage nach der Bestellung und vor Servicestart zu, wird auch die Einrichtungsgebühr vollständig erstattet. Bei späterem Storno vor Servicestart bleibt die Einrichtungsgebühr für die vertraglich vorgesehene Vorbereitung geschuldet. Ein individuell vereinbarter Einrichtungserlass bleibt wirksam.

8.3 Die Anbieterin erteilt eine Gutschrift und veranlasst die Rückzahlung innerhalb von 14 Kalendertagen auf den ursprünglichen Zahlungsweg, soweit keine andere geeignete Rückzahlungsweise vereinbart wurde.

9 Laufzeit und Kündigung

9.1 Bei monatlicher Zahlung läuft der Vertrag unbefristet. Während der ersten sechs Abrechnungsmonate kann die Kundin jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Danach endet der Vertrag zum Ende des dritten auf den Zugang der Kündigung folgenden Abrechnungsmonats.

9.2 Bei Jahreszahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate ab Servicestart. Sie verlängert sich jeweils um zwölf Monate, sofern die Kündigung nicht spätestens am letzten Tag der laufenden Laufzeit zugeht. Eine ordentliche Kündigung wirkt zum Ende dieser Laufzeit; dafür erfolgt keine anteilige Erstattung.

9.3 Kündigungen erfolgen im Kundenkonto oder in Textform an techsupport@cundw.ch. Die Anbieterin bestätigt Eingang und Enddatum innerhalb eines Arbeitstags. Eine verspätete Bestätigung verschiebt die Wirkung einer rechtzeitig eingegangenen Kündigung nicht. Die Kundin darf ihre ordentliche Kündigung bis zum Enddatum zurücknehmen. Die Anbieterin darf mit sechs Monaten Frist zum Ende eines Abrechnungsmonats ordentlich kündigen; für die Zeit nach ihrem Kündigungstermin vorausbezahlte Gebühren werden anteilig erstattet.

9.4 Bis Vertragsende bleibt die Nutzung nach den vereinbarten Bedingungen möglich. Ausserordentliche Kündigung aus wichtigem Grund sowie besondere Kündigungsrechte aus der AVV bleiben vorbehalten. Die Regel über fehlende anteilige Erstattung bei ordentlicher Jahreskündigung beschränkt diese Rechte nicht. Besteht ein Rückzahlungsanspruch für künftig entfallende Leistungen, wird er innerhalb von 30 Kalendertagen abgerechnet.

10 Änderungen und Preisanpassungen

10.1 Erhöhungen von Gesellschaften und Mitarbeitendenzugängen werden nach ausdrücklicher Bestätigung sofort wirksam. Die zusätzlichen Gebühren werden für die laufende Periode zeitanteilig berechnet; vor Servicestart für die gesamte erste Periode. Für jede weitere Gesellschaft fällt die vereinbarte Einrichtung an. Reduktionen wirken zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode. Bereits erbrachte Einrichtung wird nicht erstattet.

10.2 Änderungen und ihre Preisfolgen werden vor Beauftragung angezeigt. Ein Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung bedarf einer bestätigten Vereinbarung in Textform. Unveränderte Vertragsbestandteile gelten fort.

10.3 Preissteigerungen werden mindestens drei Monate im Voraus angekündigt und gelten nicht innerhalb einer bereits bezahlten Jahresperiode. Die Kundin kann bis zum vorgesehenen Änderungsdatum in Textform auf diesen Zeitpunkt kündigen; eine sonst längere Kündigungsfrist steht dem nicht entgegen. Die Mitteilung nennt dieses Recht und den neuen Preis ausdrücklich. Vorausbezahlte Beträge für nach diesem Datum entfallende Leistungen werden anteilig erstattet.

10.4 Andere materielle Vertragsänderungen bedürfen der ausdrücklichen Vereinbarung. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Das besondere Verfahren für Unterauftragsbearbeiter nach AVV bleibt anwendbar. Die Anbieterin darf technisch notwendige Weiterentwicklungen vornehmen, sofern sie die vereinbarten Funktionen, Sicherheit und wesentlichen Nutzungsmöglichkeiten nicht mindern.

11 Pflichten der Kundin und Schlüssel

11.1 Die Kundin benennt einen Key-User, verwaltet ihre Berechtigungen und weist ihre Nutzerinnen und Nutzer ein. Sie sorgt für rechtmässige Inhalte, erforderliche Informationen und Befugnisse gegenüber betroffenen Personen sowie für angemessen geschützte Endgeräte. Sie meldet erkannte Sicherheitsprobleme unverzüglich.

11.2 Private Schlüsseldateien, Wiederherstellungsdateien und Passphrasen werden durch die Kundin beziehungsweise ihre berechtigten Personen verwahrt. Das konkret vereinbarte Verfahren unterscheidet die Nachversorgung durch noch berechtigte Nutzer von der Wiederherstellung mit einer kundenseitigen Escrow-Datei. Zwei Dateikopien sind keine Aufteilung in zwei oder mehr kryptografische Anteile. Ein Verfahren mit drei von fünf Anteilen ist mit diesem Vertrag nicht zugesagt.

11.3 Fehlen sämtliche geeigneten Schlüssel- und Wiederherstellungsmittel, kann die Anbieterin die Dokumente nicht entschlüsseln. Bei Wechsel des Escrow-Schlüssels können ältere Dokumente weiterhin den alten Schlüsselstand erfordern. Die Kundin prüft vor dem Löschen alter Mittel ihre fortbestehende Erforderlichkeit. Diese Mitwirkungspflichten beseitigen keine Verantwortung der Anbieterin für eigene Pflichtverletzungen.

12 Datenschutz und Vertragsende

12.1 Für Auftragsdaten gilt die AVV Schweiz mit ihren Anhängen. Eigene Vertrags-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten bearbeitet die Anbieterin in eigener Verantwortung nach der Datenschutzerklärung. Vertrauliche Informationen werden nur für die vereinbarten Zwecke und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht; diese Pflicht gilt nach Vertragsende fort.

12.2 Während des Vertrags und während 30 Kalendertagen nach Vertragsende ermöglicht die Anbieterin den Export der im vereinbarten Exportumfang erfassten Daten. Die Leistungsbeschreibung legt Format, Inhalt und notwendige Schlüsselmittel fest. Die Exportphase dient dem Übergang und verlängert die reguläre Nutzung nicht. Die Kundin prüft rechtzeitig, ob sie Dokumente und erforderliche Nachweise ausserhalb des Dienstes verwenden kann.

12.3 Nach Ablauf der Exportphase werden produktiv zugängliche Auftragsdaten unverzüglich, spätestens am 35. Kalendertag nach Vertragsende, gelöscht. Getrennte Sicherungsreste werden spätestens am 60. Kalendertag nach Vertragsende gelöscht. Bis dahin sind sie für den regulären Betrieb gesperrt und dürfen nur zur Wiederherstellung bearbeitet werden. Bei einer Wiederherstellung ist der zwischenzeitliche Löschstand erneut anzuwenden. Eine frühere zulässige Löschweisung wird nach AVV ausgeführt.

12.4 Abweichende zwingende Aufbewahrungspflichten werden für die betroffenen Datenkategorien und Fristen gesondert dokumentiert. Sie rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Kundendokumente. Eigene Buchungsbelege und erforderliche Rechtsnachweise bleiben von der Auftragsdatenlöschung getrennt. Auf Wunsch erhält die Kundin eine Löschbestätigung, welche verbleibende gesetzliche Ausnahmen ausdrücklich nennt.

12.5 Kundenseitige Sicherungen und bereits exportierte Kopien löscht die Kundin selbst. Eine Vernichtung im laufenden Dienst beseitigt frühere Kopien nicht automatisch. Bereits vereinbarte kürzere Löschfristen oder weitergehende Rechte aus früheren Verträgen werden durch diese neue Fassung nicht rückwirkend eingeschränkt.

13 Verfügbarkeit und Support

13.1 Die Zielverfügbarkeit beträgt 99,5 Prozent im Monatsmittel. Messgrenze, Berechnung, begrenzte Wartungsausnahmen und Servicegutschriften bestimmen sich nach der vereinbarten Leistungsbeschreibung und SLA. Es besteht keine Zusage unterbrechungsfreien Betriebs.

13.2 Der Support erfolgt über den Key-User per E-Mail an techsupport@cundw.ch an Arbeitstagen von 08 bis 18 Uhr Ortszeit Schweiz. Die Reaktionszeit beträgt einen Arbeitstag, entsprechend zehn innerhalb dieser Supportzeiten laufenden Stunden. Diese ist eine Frist für eine qualifizierte erste Reaktion, keine garantierte Lösungsfrist. Sicherheitsmeldungen nach AVV werden unabhängig von diesen Supportzeiten bearbeitet und weitergegeben.

14 Haftung

14.1 Die Anbieterin haftet unbeschränkt für vorsätzliche und grobfahrlässige Pflichtverletzungen sowie in allen weiteren Fällen, in denen eine Begrenzung nach zwingendem Recht unzulässig ist. Diese Vorbehalte gelten auch für die folgenden Absätze.

14.2 Im Übrigen ist die Haftung je Vertragsjahr auf die dem betroffenen Vertragsjahr zuzurechnenden tatsächlich bezahlten Gebühren begrenzt, unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung. Eine vor Servicestart bezahlte Jahresgebühr wird damit dem ersten Vertragsjahr zugerechnet; die Einrichtungsgebühr gehört ebenfalls zum ersten Vertragsjahr. Die Haftung für entgangenen Gewinn und Folgeschäden ist im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen. Ein Vertragsjahr beginnt jeweils am Servicestart beziehungsweise dessen Jahrestag.

14.3 Soweit der Schaden ausschliesslich auf einem von der Kundin zu vertretenden Verlust ihrer Schlüssel oder Passphrasen beruht, haftet die Anbieterin dafür nicht. Eigene Mitverursachung, die Pflicht zur sicheren Leistungserbringung und zwingende Ansprüche bleiben unberührt. Servicegutschriften beschränken weitergehende gesetzliche Rechte nicht; eine doppelte Entschädigung desselben Schadens ist ausgeschlossen.

15 Schlussbestimmungen

15.1 Textform umfasst eine dauerhaft speicherbare E-Mail oder eine entsprechend protokollierte Erklärung im Kundenkonto. Soweit Gesetz oder eine besondere Vereinbarung eine strengere Form verlangen, bleibt diese massgebend.

15.2 Es gilt schweizerisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingend anwendbare Vorschriften und Gerichtsstände bleiben vorbehalten. Im Übrigen ist Zug, Schweiz, ausschliesslicher Gerichtsstand.

15.3 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Regel tritt die gesetzlich zulässige Regelung; daraus folgt keine automatisch maximal zulässige Einschränkung der Rechte der Kundin.

15.4 Diese Fassung gilt ausschliesslich aufgrund ihrer Einbeziehung in einen neuen Vertrag oder einer wirksamen Änderungsvereinbarung. Frühere Vertragsfassungen und deren Annahmenachweise bleiben erhalten.